Pflichtangaben einer Rechnung

Wenn ich eine Rechnung schreibe, welche Pflichtangaben erwarten mich ? Damit Sie möglichst keine Fehler machen, möchten wir Sie soweit darüber informieren dass Sie das wichtigste schon wissen. Unser Artikel kann keine Beratung durch einen Juristen oder Steuerberater ersetzen. Wir haften nicht – trotz größtmöglicher Sorgfalt – für die Aktualität oder sich ändernde Gesetze.

Was müssen Sie beim Schreiben einer Rechnung beachten ?

  • Sie müssen die Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren (gesetzliche Frist)
  • Drucken Sie soviel feste Angaben mit auf das Briefpapier wie es geht – so vermeiden Sie, dass Sie beim Einzeldruck etwas vergessen. Es macht sich auch gut, wenn Sie Ihre Bankverbindung auch gleich mit aufdrucken, damit Ihre Kunden Ihre Bankverbindung nicht aus den Augen verlieren.
  • Sie müssen die Rechnungen nicht unterschreiben.
  • Wenn Sie das Gewerbe anmelden, erhalten Sie vom Finanzamt einen Fragebogen. Wenn Sie sich fortan als Kleinunternehmer führen lassen, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen.
  • Rechnungen mit Beträgen unter 150,- Euro (Kleinstbetragrechnung) ermöglichen Abweichungen von den Pflichtangaben
  • Wenn Sie eine Rechnung an ein Unternehmen stellen müssen Sie diese innerhalb von 6 Monaten nach Erbringung der Leistung ausgestellt haben. Ausnahmen gibt es im Zusammenhang mit Grundstücken und Privatkunden.
  • Das wichtigste: wenn Sie Ihre erste Rechnung schreiben – lassen Sie diese von Ihrem Steuerberater prüfen !

Was muss auf einer Rechnung draufstehen ?

  • Ihre persönliche Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte UStID Nr (Umsatzsteuer Identifikationsnummer). Letztere muss bei Rechnungen enthalten sein, die ins Ausland gehen.
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer – diese müssen nicht lückenlos sein, dürfen aber nicht doppelt vergeben sein
  • Ihr vollständiger Name inklusive Anschrift, sowie die des Kunden
  • Was haben Sie eigentlich verkauft ? Wofür wurde die Rechnung gestellt ?
  • Wann haben Sie die Leistung erbracht ?
  • Rechnungsbetrag, wobei hier (wenn nicht Kleinunternehmer) die Aufschlüsselung nach dem Nettobetrag der Rechnung, Angabe des Umsatzsteuersatzes (19%), Höhe des Steuerbetrags
  • Sind Rabatte, Skonto enthalten ?

Besonderheit bei Kleinunternehmern

  • Wenn Sie als Kleinunternehmer geführt werden dürfen Sie die Umsatzsteuer nicht ausweisen.
  • Sie dürfen nicht unterscheiden nach Netto- und Bruttobetrag.
  • Sie sollten auf der Rechnung schreiben, warum Sie keine Umsatzsteuer berechnen. Ein Hinweis auf dem Briefpapier hilft weiter: „gemäß §19 UStG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten“

Kleinstbetragrechnungen

Wenn die ausgestellte Rechnung nicht die 150 ,- Euro überschreitet reicht es wenn folgende Daten enthalten sind:

  • Ihr vollständiger Name inklusive Anschrift – der Ihres Kunden interessiert nicht
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Wofür haben Sie die Rechnung geschrieben ? Was wird berechnet ?
  • Wieder der Rechnungsbetrag – mit und ohne Steuern , sofern nicht Kleinunternehmer